선적 서류 묶음을 한 폴더로 만드는 법
송장, 포장명세서, B/L 초안, 보험 증빙을 폴더 규칙으로 묶어 담당자 인수인계를 단순화하는 방법입니다.
선적 직전 채팅창에 파일이 흩어지면, 누가 최신본인지 찾는 데 시간이 갑니다. 간단한 폴더 규칙만으로도 통관사·포워더에게 보내는 묶음의 완성도가 올라갑니다.
권장 구조
YYYYMMDD_거래처_항차 / 01_송장 / 02_포장 / 03_BL / 04_보험 / 05_원산지
파일명에는 버전 대신 작성 시각을 넣고, 확정본만 FINAL을 붙입니다. 초안과 확정본을 같은 폴더에 섞지 않는 것이 핵심입니다.
인수인계 때
휴가나 교대 전에 폴더 경로와 ‘아직 미확정인 파일’만 메모로 남기면 됩니다. 거창한 시스템이 없어도, 같은 규칙을 두 선적만 반복하면 습관이 됩니다.